اجتماعات التوظيف في مجلس الإدارة: استراتيجيات النجاح

في المتوسط، يستغرق اجتماع مجلس إدارة الشركة ما بين ساعتين إلى أربع ساعات.

وهذا يعني أن قضاء هذا الإطار الزمني في اجتماع مغلق يتطلب مستوى من النية والاستعداد. وتُعقد اجتماعات مجلس الإدارة لتنفيذ القرارات الاستراتيجية والتواصل والحوكمة.

نظرًا لأن اجتماعات مجلس الإدارة مهمة للغاية، فإذا لم يتم وضع التخطيط، فقد يصبح مجلس الإدارة الخاص بك مرهقًا أو غير منتظم. والهدف هو إشراك كل عضو في الفريق. ولهذا السبب فإن التحضير والعرض مهمان قبل الاجتماع وأثناءه وبعده.

إن إحدى الطرق لتنفيذ ذلك هي تحديد جدول أعمال محدد. وهذا يعطي نظرة ثاقبة للمناقشة اليوم ويمنح الأعضاء القدرة على الاستعداد للمستقبل.

تستكشف هذه المقالة الاستراتيجيات الناجحة التي يمكنك تنفيذها لإدارة اجتماعات مجلس الإدارة بشكل فعال وناجح، ولكن قبل ذلك، لماذا من المهم التخطيط لاجتماعات مجلس الإدارة؟

جوهر اجتماعات مجلس التخطيط

وفقًا لتقرير فوربس الأخيريقود أغلب الرؤساء التنفيذيين شركتهم إلى الكمال من خلال جمع بيانات كافية حول القضايا الأساسية المتكاملة التي تؤثر على المؤسسة قبل عقد اجتماع مجلس الإدارة. ويعتمد اجتماع المجلس الفعال على بيئة لا يُترك فيها حجر على حاله حيث يتم معالجة بعض القضايا ووضع استراتيجيات رئيسية لمكافحتها.

هنا حيث الأدوات الأساسية مثل اللوحة أو السبورة أو برامج مجلس الإدارة تعال إلى هنا. بفضل هذه الأدوات، يتم نقل المعلومات بسهولة بين أعضاء الفريق. كما أن هناك توزيعًا فعالًا وسهولة في المتابعة والوصول السريع إلى الاجتماعات السابقة.

تتمثل فوائد هذا المجلس الإداري لمجلس الإدارة في تشجيع الأتمتة في جمع البيانات وأمن الرسائل الخاصة، كما أنه طريقة مبتكرة لتتبع القرارات أثناء الاجتماعات وهناك وضوح في الخطوات التالية المتخذة

استراتيجيات المجلس الفعالة والمؤثرة: مرحلة ما قبل التحول

● تقديم جدول أعمال محدد

الغرض من جدول الأعمال هو الالتزام بقضايا التحقيق التي تتطلب الاهتمام. يجب تحديد حواجز الطرق مسبقًا من الاجتماعات السابقة، وإبراز التقدم الكبير. حددت جداول الأعمال كيفية سير الاجتماعات وتم اختيارها فعالية اجتماع مجلس الإدارة.

تجيب الأجندة المحددة على هذه الأسئلة الثلاثة؛

يتناول هذا التقرير الأداء السابق والتقدم المحرز في الاجتماعات السابقة، وهو الأساس لبدء اجتماع مجلس الإدارة.

ويسلط الضوء على المواقف الحالية المتعلقة بمعالم المشروع والتحديثات والنجاحات والحواجز الطرقية.

• أين نريد أن نكون؟

يتناول هذا الفصل الخطوات القابلة للتنفيذ والتي يجب اتخاذها لتحقيق الأهداف والتنفيذ والأفكار والخطوات الاستراتيجية التي يجب اتخاذها لتحقيق رؤية الشركة، وسوف يرتبط مجلس الإدارة بمساعدة أعضاء الفريق للوصول إلى المناقشات المهمة يوميًا.

● مشاركة الوثائق ذات الصلة قبل الاجتماع

يجب إبلاغ أعضاء الفريق قبل نقاط الاتصال التي يغطيها الاجتماع. يمكن استخدام تقنيات مثل Poard Portal لمشاركة التقارير أو العروض التقديمية اليوم. الطرق التقليدية مثل رسائل البريد الإلكتروني معرضة للأخطاء كما هو الحال في رسائل البريد الإلكتروني المعاد توجيهها، حيث لا يُقصد أن يكون صاحب مصلحة معين جزءًا من الاجتماع المرفق بالرسالة.

يتيح استخدام برنامج الرسم المركزي تخزين جميع سجلات الاجتماعات في مكان واحد حيث يمكن للأعضاء التعاون والمساهمة في بعض النقاط المشتركة في النظام الأساسي. وهذا يشجع المشاركة النشطة من الأعضاء، حيث يتم اتخاذ العناية الواجبة بالبحث الكافي والتنفيذ الاستراتيجي.

استراتيجيات إدارة اجتماعات المجلس الفعالة والمؤثرة: أثناء الاجتماع

● تنفيذ تقنيات متطورة للاجتماعات

لقد أدى التطور الرقمي في مرحلة ما بعد الحكم إلى تغيير التدفق في إعدادات اللوحة. لقد تطور المديرون التنفيذيون من المواد المطبوعة إلى استخدام برنامج اجتماعات اللجنة الورقية لالتقاط وتبادل وتتبع تقدم المعلومات المشتركة.

بالنسبة لاجتماعاتك الدورية، قم بتنفيذ برنامج اجتماعات مجلس الإدارة لتشجيع سهولة الوصول مع مشاركة المستندات وتتبع التقدم المحرز من قرارات أصحاب المصلحة. على منصة اللوحات، من المريح للأعضاء التعاون وتبادل المعلومات لأن هناك منصة موحدة لإدارة المسؤوليات عبر الإنترنت.

● تشجيع المشاركة من الأعضاء

إن جوهر مشاركة الفريق هو الحصول على رؤى فريدة من الأعضاء وإنشاء طريق يمكنهم من خلاله مشاركة أفكارهم بشكل صريح. إن أعضاء مجلس الإدارة هم المساهمون في نجاح المنظمة. وبالتالي، هناك حاجة إلى وجهات نظر مختلفة لنمو الشركة.

هناك طريقة مستدامة لتنفيذ ذلك وهي وجود برنامج لإدارة مجلس الإدارة يوجه الملاحظات ويختار المعلومات للتعاون البسيط. كما يوجد مجال للمحاسبة

استراتيجيات إدارة اجتماعات المجلس الفعالة والناجعة: مرحلة ما بعد التعويض

● تسجيل القرارات النهائية على منصة موثوقة

إن مجموعة المحاضر اليدوية هي طريقة قديمة لتتبع المعلومات. وبصرف النظر عن عبء الرجوع إلى كل نقطة، فإن أعضاء الفريق المعنيين لن يشاركوا بشكل كامل في المناقشات.

يتم تناول نقاط محورية مختلفة في الاجتماعات، لذا يجب تخزين المعلومات على منصة موثوقة للرجوع إليها في المستقبل. بمجرد الحصول على هذه المعلومات، يجب أن يكون لدى كل عضو في الفريق إمكانية الوصول إليها حتى يكون على دراية بالمجالات التي تمت تغطيتها ويبذل كل فرد قصارى جهده لتحقيق أهداف محددة.

● تقييم أداء أعضاء الفريق

الخطوة الأخيرة هي التقييم. وسوف يحدد التقدم نجاح اجتماعات مجلس الإدارة هذه. على سبيل المثال، إذا تم عقد الاجتماع بين أعضاء مجلس الإدارة، من خلال المواد المشتركة لمجلس الإدارة أو مجلس الإدارة، فهناك مساءلة من حيث المهام المخصصة والتقدم المحرز. ومع وجود هذه الأمور، سيتم دفع رواتب لأعضاء الفريق لتقديم أفضل ما لديهم.

خاتمة

تعتمد اجتماعات مجلس الإدارة الناجح على الاستراتيجيات الصحيحة، وتقييم المناقشات من الاجتماعات السابقة، وتسليط الضوء على النجاحات، ومعرفة ما يجب القيام به. كل هذا يتغلب على نمو رؤية الشركة. إن استخدام برنامج إدارة الطلاء أو منصة مجلس الإدارة لإجراء اجتماعات دورية من المجلس من شأنه أن يحول اجتماعاتك. ستصبح أكثر تعاونًا وإنتاجية وفعالية. في أي وقت، ستأتي النتائج من هذه الجهود.