غير مصنف

كيفية تتبع نفقات المقاول

هناك العديد من الطرق لتتبع نفقات المقاولين في موقع البناء. سواء كنت تدير مشروع بناء أو تدير شركة مقاولات أو مقاولات من الباطن أو مقاولات من الباطن، فإن كيفية إنفاق ميزانيتك وإدارة التدفق النقدي تؤثر على عملك. يمكن أن يؤدي نفاد الميزانية إلى توقف المشروع بشكل مفاجئ، ويمكن أن يؤثر سوء إدارة النفقات سلبًا على سمعتك.

إليك كيفية تتبع نفقات المقاول:

اعرف حدودك

يجب أن يكون لديك ميزانية دقيقة أمامك وأن تفهم الحدود فيما يتعلق بنفقات المقاول. تجنب التقديرات المتفائلة بشكل مفرط والافتقار إلى العناية الواجبة.

ممثل مراقبة التكاليف

تعيين شخص للإشراف على تتبع تكاليف المقاول. تأكد من أن هذا الشخص موثوق به وذو خبرة. يجب أن يُظهِر فهمًا شاملاً لجميع تكاليف المشروع، وأن يكون قادرًا على إعداد المستندات المهمة، وتحليل المستندات المذكورة وغيرها من البيانات ذات الصلة، وأن يكون لديه الخلفية والبيانات اللازمة لاتخاذ القرارات الرئيسية نيابة عن المشروع.

مراقبة كافة التكاليف

مع متابعة الاستقرار المالي للمشروع، راقب جميع التكاليف في برنامج المحاسبة الخاص بالمقاولين. كن قادرًا على تحديد أين يتم تخصيص كل دولار في ميزانيتك. صنف النفقات وتأكد من ذكرها بوضوح في التقارير المالية.

هيكل الحساب البنكي

تأكد من أن حساباتك المصرفية جاهزة لاستقبال وإرسال الأموال. فأي مشكلة أو خلل في التنظيم على مستوى البنك لن يؤدي إلا إلى إحداث صداع عند تتبع نفقات المقاولين وتلبية التوقعات فيما يتعلق بالرواتب والتدفق النقدي.

رقمنة كل وثيقة

يستخدم برنامج محاسبة المقاولين لتتبع نفقات المقاولين ورقمنة كل مستند، من الإيصالات وأوامر الشراء إلى الفواتير والسجلات. يساعد هذا بعدة طرق، مما يبسط تتبع نفقات المقاولين ويجعلك مستعدًا للتدقيق.

تقييم البرامج المختلفة

هناك العديد من اللاعبين الرئيسيين المختلفين في لعبة برامج المحاسبة الخاصة بالإنشاءات، لذا قم بتقييم العديد من البرامج قبل أن تقرر أيها تريد الاحتفاظ به. تأكد من أن البرنامج الذي تختاره يحتوي على الميزات التي تحتاجها.

مصاريف المجموعة حسب الفئة

يجب تقسيم النفقات إلى فئات وفئات فرعية، مثل العمالة والمواد والمعدات والمرافق. يساعد هذا في الحفاظ على التحليلات والتقارير واضحة لأصحاب المصلحة الذين يراجعون نفقات المقاول.

تتبع التكاليف في الوقت الحقيقي

لا تنتظر صدور تقرير مالي لتسليط الضوء على كيفية إنفاق الأموال مع المقاولين. قم بتتبع التكاليف في الوقت الفعلي وتحقق منها بانتظام. قم بتقييم الأنماط وتحليل الوضع المالي للمشروع بشكل موضوعي بناءً على نفقات المقاولين.

إدارة المقاولين من الباطن بعناية

الاحتفاظ بسجلات لجميع تكاليف المقاولين من الباطن، وتسجيل المدفوعات، وتتبع نفقات المقاولين من الباطن. التأكد من أداء المقاولين من الباطن وحصولهم على مستحقاتهم وفقًا لمتطلبات المشروع والتكاليف المعتمدة.

توحيد عملية تتبع النفقات

إنشاء نظام موحد لتتبع النفقات. برنامج المحاسبة المتقدم للمقاولين يجعل من السهل إعداد تسجيل آلي وتتبع المشتريات وكشوف الرواتب وتكاليف التشغيل.

تأكد من أن فريق المقاول الخاص بك مدرب بشكل صحيح

يجب تدريب كل عضو في الفريق على اتباع نظام تتبع نفقات المقاول. تأكد من أن كل مقاول يفهم بدقة كيفية تحميل الإيصالات وتسجيل النفقات. تابع مع أي أصحاب مصلحة لا يلتزمون بالمعايير المحددة.

استخدم تطبيقات الهاتف المحمول لتتبع النفقات

بفضل التطبيقات المحمولة المدمجة مع برنامج المحاسبة الخاص بك، يمكنك تسجيل النفقات مباشرة من الميدان بسهولة قدر الإمكان. وبهذه الطريقة، لن يكون هناك تأخير في الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي، وتصل هذه التحديثات باستمرار في الوقت المحدد.

أتمتة تتبع وقت المقاول

راقب ساعات عمل المقاول في مراحل ومهام محددة. بناءً على هذه السجلات والجداول الزمنية المقدمة، يمكنك أتمتة رواتب الموظفين. استخدم بيانات النفقات هذه لإبلاغ مراحل المشروع المستقبلية ونفقات المقاول الواردة.

أتمتة الفواتير

قم بأتمتة الفواتير بناءً على النفقات المسجلة باستخدام برنامج المحاسبة الخاص بالمقاولين. تتبع حالات الدفع في الوقت الفعلي. تأكد دائمًا من سداد مستحقات المقاولين من الباطن والموردين في الوقت المناسب لتجنب الانقطاعات أو الضغط على العلاقة.

إزالة المهام غير المربحة

قد يؤدي تتبع النفقات الخاصة بالمهمة إلى الكشف عن المجالات التي تكون فيها نفقات المقاول مرتفعة بشكل غير ضروري. حدد هذه المجالات غير المربحة وفكر في خفض النفقات التي تتجاوز التقديرات أو تكون مرتفعة للغاية.

مراقبة كافة نفقات المشروع

أي تأخير أو تدخل في عمل المقاول قد يؤدي إلى زيادة نفقات المقاول. لهذا السبب، قم بمراقبة تكاليف المواد وكميات المخزون وتواريخ التسليم واستئجار المعدات أو شرائها وصيانة المعدات وغير ذلك بعناية.

تتبع النفقات القابلة للخصم الضريبي

احتفظ بسجلات تفصيلية لجميع النفقات المتعلقة بالمزايا الضريبية، مثل السفر والوقود والوجبات. سجل كل شيء وادعمه بالإيصالات. سيؤدي هذا إلى جعل الاستعداد لوقت الضرائب أكثر كفاءة وفعالية. تقليل التوتر لجميع المعنيين.

مراجعة كافة التقارير المالية

عند كتابة التقارير المالية وإصدارها، راجع كل تقرير على حدة بانتظام. افحص التدفق النقدي وهامش الربح، وحدد فرص خفض التكاليف حيثما وجدت، وقم بتحسين الإنفاق من خلال القضاء على أوجه القصور.

كيفية تتبع نفقات المقاول

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى
arAR