Il existe de nombreuses façons de suivre les dépenses d'un entrepreneur sur un chantier de construction. Que vous gériez un projet de construction, dirigiez une entreprise de sous-traitance ou de sous-traitance, ou que vous sous-traitiez, la façon dont vous dépensez votre budget et gérez vos flux de trésorerie a un impact sur votre entreprise. Un budget qui s'épuise peut mettre un projet à l'arrêt, et une mauvaise gestion des dépenses peut avoir un impact négatif sur votre réputation.
Voici comment suivre les dépenses des entrepreneurs :
Connaissez vos limites
Vous devez avoir un budget précis devant vous et comprendre les limites des dépenses de l'entrepreneur. Évitez les estimations trop optimistes et le manque de diligence raisonnable.
Représentant du contrôle des coûts
Désignez une personne pour superviser le suivi des coûts de l'entrepreneur. Assurez-vous que cette personne est fiable et expérimentée. Elle doit démontrer une compréhension complète de tous les coûts du projet, être capable de préparer des documents importants, d'analyser les documents cités et d'autres données pertinentes, et disposer des connaissances et des données nécessaires pour prendre des décisions clés au nom du projet.
Surveiller tous les coûts
Tout en surveillant la stabilité financière du projet, surveillez tous les coûts dans votre logiciel de comptabilité d'entrepreneur. Soyez en mesure de déterminer où chaque dollar de votre budget est alloué. Classez les dépenses et assurez-vous qu'elles sont clairement mentionnées dans les rapports financiers.
Structure du compte bancaire
Assurez-vous que vos comptes bancaires sont prêts à recevoir et à envoyer de l’argent. Tout problème ou désorganisation au niveau bancaire ne fera que causer des maux de tête lors du suivi des dépenses des entrepreneurs et du respect des attentes en matière de paie et de trésorerie.
Numérisez chaque document
est utilisé Logiciel de comptabilité pour entrepreneurs Pour suivre les dépenses des entrepreneurs et numériser chaque document, des reçus et bons de commande aux factures et aux dossiers. Cela aide de plusieurs manières, en simplifiant le suivi des dépenses des entrepreneurs et en vous préparant aux audits.
Evaluation de différents programmes
Il existe de nombreux acteurs majeurs dans le domaine des logiciels de comptabilité de construction. Il est donc important d'évaluer plusieurs logiciels avant de décider lequel vous souhaitez conserver. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez possède les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Regrouper les dépenses par catégorie
Les dépenses doivent être divisées en catégories et sous-catégories, telles que la main-d'œuvre, les matériaux, l'équipement et les installations. Cela permet de garder les analyses et les rapports clairs pour les parties prenantes qui examinent les dépenses des entrepreneurs.
Suivre les coûts en temps réel
N'attendez pas un rapport financier pour mettre en évidence la façon dont l'argent est dépensé auprès des entrepreneurs. Suivez les coûts en temps réel et vérifiez-les régulièrement. Évaluez les tendances et analysez objectivement la situation financière du projet en fonction des dépenses des entrepreneurs.
Gérer soigneusement les sous-traitants
Tenez un registre de tous les coûts des sous-traitants, enregistrez les paiements et suivez les dépenses des sous-traitants. Assurez-vous que les sous-traitants exécutent leurs tâches et sont payés conformément aux exigences du projet et aux coûts approuvés.
Standardiser le processus de suivi des dépenses
Créez un système unifié de suivi des dépenses. Un logiciel de comptabilité avancé pour les entrepreneurs facilite la configuration de l'enregistrement et du suivi automatisés des achats, de la paie et des coûts opérationnels.
Assurez-vous que votre équipe d'entrepreneurs est correctement formée
Chaque membre de l'équipe doit être formé pour suivre le système de suivi des dépenses de votre sous-traitant. Assurez-vous que chaque sous-traitant comprend précisément comment télécharger les reçus et enregistrer les dépenses. Effectuez un suivi auprès des parties prenantes qui ne respectent pas les normes établies.
Utiliser des applications mobiles pour suivre les dépenses
Grâce aux applications mobiles intégrées à votre logiciel de comptabilité, enregistrez vos dépenses directement sur le terrain en toute simplicité. De cette façon, vous n'aurez aucun délai pour accéder aux données en temps réel et ces mises à jour arriveront toujours à temps.
Automatisez le suivi du temps des sous-traitants
Surveillez les heures de travail des entrepreneurs consacrées à des phases et tâches spécifiques. Sur la base de ces enregistrements et des échéanciers fournis, vous pouvez automatiser la paie. Utilisez ces données de dépenses pour informer les futures phases du projet et les dépenses entrantes des entrepreneurs.
Automatisation des factures
Automatisez les factures en fonction des dépenses enregistrées avec votre logiciel de comptabilité pour entrepreneurs. Suivez les statuts de paiement en temps réel. Assurez-vous toujours que les sous-traitants et les fournisseurs sont payés rapidement pour éviter toute interruption ou tension dans la relation.
Éliminer les tâches non rentables
Le suivi des dépenses spécifiques à une tâche peut révéler des domaines dans lesquels les dépenses des entrepreneurs sont inutilement élevées. Identifiez ces domaines non rentables et envisagez de réduire les dépenses qui dépassent les estimations ou qui sont trop élevées.
Suivi de toutes les dépenses du projet
Tout retard ou toute interférence dans le travail de l'entrepreneur pourrait entraîner une augmentation des dépenses de l'entrepreneur. Pour cette raison, surveillez attentivement les coûts des matériaux, les quantités en stock, les dates de livraison, la location ou l'achat d'équipement, l'entretien de l'équipement, etc.
Suivre les dépenses déductibles d'impôt
Tenez des registres détaillés de toutes les dépenses liées aux avantages fiscaux, comme les déplacements, le carburant et les repas. Enregistrez tout et justifiez-le par des reçus. Cela rendra la préparation de la période des impôts plus efficace et réduire le stress pour toutes les personnes impliquées.
Examiner tous les rapports financiers
Lorsque vous rédigez et publiez des rapports financiers, examinez-les régulièrement. Examinez les flux de trésorerie et les marges bénéficiaires, identifiez les possibilités d'économies de coûts lorsqu'elles existent et optimisez les dépenses en éliminant les inefficacités.