تطوير العقلية

كيف يمكن للمكاتب العائلية تحسين الاتصال؟

تدير المكاتب العائلية ثروة كبيرة، في كثير من الأحيان عبر الأجيال، مما يجعل التواصل السلس ضروريًا للنجاح.

إن الافتقار إلى استراتيجيات الاتصال المنظمة يمكن أن يؤدي إلى أخطاء وسوء فهم مع عواقب طويلة الأجل للحفاظ على الثروة والحوكمة. يمكن للأدوات الرقمية الحديثة، جنبًا إلى جنب مع أفضل الممارسات، تحسين الأداء والتواصل مع أصحاب المصلحة.

إنشاء شبكة إنترنت حديثة

يركز تطبيق Modern Enterant على الاتصالات ومشاركة المستندات والتعاون. ويوفر محورًا رقميًا آمنًا لأفراد العائلة والمستشارين والموظفين، ويحتفظ بتقارير الاستثمار وسياسات الحوكمة ومحاضر الاجتماعات. ويتيح الوصول القائم على الأدوار للمكاتب العائلية التحكم في أولئك الذين يحصلون على عرض البيانات الحساسة.

منتديات المناقشة ودعم الدردشة في الوقت الفعلي. يتم منح التكامل مع البرامج المالية وإعداد التقارير التحديثات، في حين يمكن البحث في مستودع مستندات الحوكمة والتقارير المالية والقرارات التاريخية.

إلى جانب الأمان وإمكانية الوصول، قم بالدمج الشبكة الدولية يخلق داخل المكتب العائلي شعوراً بالانتماء للمجتمع بين أفراد العائلة والموظفين.

ومن خلال تضمين ميزات تفاعلية مثل حلقات النقاش وتحديثات الأخبار، سيتم إعلام أصحاب المصلحة بالقرارات الرئيسية والاستثمارات وسياسات الحوكمة المتغيرة. كما أن المساحة المخصصة لأرشفة الوثائق الحيوية تجعل السجلات التاريخية في متناول الجميع بسهولة، وهو ما قد يكون مفيدًا للغاية للتخطيط الطويل الأجل والتحولات بين الأجيال.

بناء منصات آمنة للرسائل والتعاون

قد لا توفر الطرق التقليدية، مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، مكاتب عائلية حديثة من حيث الأمان والكفاءة. تطبيقات المراسلة الفورية مثل Signal وSlack Enterrise Grid هي خيارات رائعة للمناقشة السرية.

تتيح منصات التعاون مثل Microsoft Teams وASANA سير العمل والتفويض والتتبع والتعاون في الوقت الفعلي بين أعضاء الفريق في مواقع مختلفة. وباستخدام هذه الأدوات، يمكن لأفراد الأسرة والمستشارين والعقول القانونية التنسيق مع بعضهم البعض، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الأمان.

وتوفر منصات التعاون بيئة آمنة للمناقشات المتعلقة بعمليات المشروع واتخاذ القرار، مما يمنح الأسر مسؤوليات في التخطيط للثروة والعقارات والعمل الخيري واستراتيجيات الاستثمار لتبادل الأفكار وتتبع التقدم وتحديث الوثائق دون المخاطرة بانتهاك الأمن من قبل وكلاء خارجيين.

تسهل أدوات التعاون في الوقت الفعلي تعزيز كفاءة سير العمل. مع ميزات مثل التحرير المشترك للمستندات، وتتبع المهام المباشرة، ومزامنة التقييم، وزيادة رؤية التعاون، وتجنب سوء الفهم. مع أدوات إدارة المشاريع التي تتواصل مع تطبيقات الاتصالات، يمكن للمكاتب العائلية أن تنسق مهام التعيين، وتضمن الالتزام بالموعد النهائي، وتراقب التقدم بشكل فعال.

وضع بروتوكولات اتصال واضحة

تظل الأدوات الرقمية فعّالة عندما تكون مدعومة ببروتوكولات اتصال واضحة. وتتفق اجتماعات أصحاب المصلحة العاديين على دورات مراجعة الاستثمار، وقرارات الحوكمة، والتخطيط الاستراتيجي.

إن قوالب التقارير الموحدة تخلق خطًا أساسيًا متساويًا من التحديثات المالية وتحديثات الاستثمار. وتضمن أوقات الاستجابة الثابتة أن تظل خطط الاتصال والتواصل في حالات الأزمات جاهزة لتحديث أصحاب المصلحة أثناء الانهيارات الاقتصادية أو حالات الطوارئ.

في إطار تواصل واضح، يكون كل من الأسرة والمستشارين على علم بكيفية وتوقيت التواصل بشأن المعلومات الحساسة والمهمة. ومن خلال إنشاء طريقة متسقة ومنظمة لإجراء اجتماعات الأسرة المجدولة، تزداد فرص اتخاذ القرارات الرئيسية التي تثار في الاجتماعات وتزيد من توثيقها.

علاوة على ذلك، فإن خلق بيئة "الباب المفتوح" لأفراد الأسرة للمشاركة في المناقشات الفنية والتعاونية أمر في غاية الأهمية في العمل.

وتنص هياكل التقارير المستمرة على انتظام التحديثات المالية والحوكمة. وتسمح القوالب الموحدة بتقارير أداء الاستثمار والتوقعات المالية والمخاطر لأصحاب المصلحة لتقييم الموقف وتقديم توصية مناسبة بشأن المضي قدمًا.

مع المواعيد المسبقة فيما يتعلق بالإجابة على الأسئلة، خاصة في أوقات الأزمات، فإن المعلومات الخاطئة نادرة عندما يتم تحديث الجميع بشكل صحيح.

استفد من رؤى الذكاء الاصطناعي والأتمتة

يجعل الذكاء الاصطناعي التواصل أسهل من خلال أتمتة المهام الروتينية وتوفير الرؤى في الوقت الفعلي. يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي تلخيص تقارير الاستثمار المعقدة، وتنبيه اتجاهات السوق، وتحديد المخاطر أو الفرص.

يمكن للمساعدين الافتراضيين الرد على الأسئلة الشائعة وتقديم تحديثات فورية لأداء المحفظة. يمكن لتحليلات التنبؤ الحفاظ على تقلبات السوق في الأفق حتى تتمكن المكاتب العائلية من اتخاذ قرارات مستنيرة. يعمل تطبيق الأتمتة لنفس منظمة العفو الدولية في عمليات المكاتب العائلية على زيادة الاستجابة وتبسيط عملية اتخاذ القرار.

وباعتبارها مصدرًا للتحليلات التي تعمل بالطاقة، فإن الذكاء الاصطناعي سيعمل على إحداث العجائب في كيفية تعامل المكاتب العائلية مع رؤى التقارير المالية. لم يعد المكتب مجرد تمرين يدوي من خلال تقارير طويلة؛ بل يقترح برنامج التعلم الآلي الاتجاهات والمخاطر التي قد تسبب مشاكل ويوصي بها في مجموعة من السيناريوهات المدرجة.

كما يسمح دمج الذكاء الاصطناعي بزيادة التخصيص في التواصل. يمكن أن توفر برامج المحادثة الآلية أدوات خدمة عملاء ذاتية التشغيل وآلية لأفراد الأسرة الأثرياء وتحديثات منتظمة حول استثماراتهم، المخصصة وفقًا لاهتماماتهم. وهذا يثبت أهمية المعلومات للمستفيدين ويسهل النشر دون فحص ممل من خلال التقارير الجافة.

الاستثمار في التدريب والتأهيل للأجيال القادمة

إن سلسلة المسؤوليات مهمة للغاية لتحقيق النجاح المستدام. ويمكن للمكاتب العائلية أن تساعد الجيل الجديد من أفراد العائلة من خلال الندوات حول استراتيجيات الاستثمار وهياكل حوكمة العائلة وأحدث أدوات الاتصال الرقمية.

تساعد برامج الإرشاد التي يقدمها متخصصون في نقل المعرفة؛ وباستخدام المنصات الرقمية التفاعلية والندوات عبر الإنترنت، يظل الجيل القادم مشاركًا. كما أن توفير الفرص للمشاركة في اجتماعات الحوكمة يسمح لأفراد الأسرة بتحمل المسؤولية وتطوير مهاراتهم القيادية.

التعليم هو الاعتبار الأخير في إرساء الاستمرارية بين الأجيال. قد لا يفهم بعض أفراد الأسرة من الجيل التالي سياسات الإدارة المالية أو الحوكمة بشكل فعال، لذا يجب إنشاء برامج تدريبية منظمة.

ويمكنه جعل أدوات التعلم الرقمية التفاعلية مثل تطبيقات الثقافة المالية ومقاطع الفيديو والمحاكاة الافتراضية مفاهيم مالية أكثر تعقيدًا.

وسوف يتيح التوجيه لأفراد الأسرة والمديرين التنفيذيين تبادل الأفكار والمعرفة العملية.

إن هذه التجربة العملية توفر للأجيال الشابة فرصاً تعليمية لقيادة المكتب العائلي في المستقبل. كما أن التعرض الحقيقي للحياة، مثل الاجتماعات التجارية أو الأنشطة الخيرية، من شأنه أن يساعد أيضاً في تنمية الانتباه والفهم الملموس لعمليات صنع القرار.

حاشية ختامية

إن إدارة الاتصالات داخل المكاتب العائلية تعمل على تعزيز الشفافية، وخلق التعاون، وتعزيز عملية اتخاذ القرار. إن شبكات الإنترنت الحديثة، وأنظمة الرسائل الآمنة، والرؤى القائمة على الذكاء الاصطناعي، وبروتوكولات الاتصالات المنظمة، قادرة على خلق بيئة فعّالة وفعالة داخل المكتب العائلي والحفاظ عليها.

تسهل هذه الاستراتيجيات التحولات السلسة للأطفال وتستمر في مسار إدارة الثروات والحوكمة الناجحة. تضمن أطراف الاتصال القوية العمليات اليومية المثلى وبناء قرار صنع القرار بالمعلومات والأجيال الاستباقية.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى
arAR