مصفوفة أيزنهاور: أفضل وسيلة لإدارة الوقت

مقدمة عن مصفوفة أيزنهاور

هل تشعر غالبًا بالإرهاق بسبب كثرة المهام التي يتعين عليك إنجازها في اليوم الواحد؟ هل تجد صعوبة في تحديد المهام التي يجب عليك إنجازها أولاً والمهام التي يجب تأجيلها أو تفويضها للآخرين؟ هل تتمنى أن يكون لديك طريقة بسيطة وفعّالة لتحديد أولويات مهامك وإدارة وقتك بشكل أفضل؟

إذا أجبت بنعم على أي من هذه الأسئلة، فقد تستفيد من استخدام مصفوفة أيزنهاور. وهي أداة لإدارة الوقت يمكنها مساعدتك في تنظيم مهامك وتحديد أولوياتها حسب الأهمية والإلحاح. يمكن أن تساعدك مصفوفة أيزنهاور في التركيز على مهامك الأكثر أهمية وإلحاحًا، وتجنب عوامل التشتيت والتسويف، وتحقيق أهدافك بشكل أسرع وأسهل.

في هذه المقالة، سنشرح ما هي مصفوفة أيزنهاور، وكيفية استخدامها، وما هي فوائد استخدامها، وما هي بعض النصائح وأفضل الممارسات لاستخدامها. بحلول نهاية هذه المقالة، ستكون لديك فكرة واضحة عن كيفية تطبيق مصفوفة أيزنهاور على حياتك الشخصية أو المهنية وتحسين إنتاجيتك وكفاءتك.

اقرأ أيضاً: كيفية إتقان إدارة الوقت في 7 خطوات سهلة » قم بتطوير حياتك (lifeupgrad.com)

ما هي مصفوفة أيزنهاور؟

مصفوفة أيزنهاور، المعروفة أيضًا باسم مصفوفة المهم والعاجل، أو صندوق أيزنهاور، أو طريقة أيزنهاور، هي أداة لإدارة المهام تساعدك على تصنيف مهامك إلى أربع فئات بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها. سميت الأداة على اسم دوايت د. أيزنهاور، الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة والجنرال ذي الخمس نجوم أثناء الحرب العالمية الثانية، والذي يُنظر إليه على نطاق واسع باعتباره أحد أكثر القادة إنتاجية ونجاحًا في التاريخ.

يُنسب إلى أيزنهاور قوله: "لدي نوعان من المشاكل، العاجلة والمهمة. العاجلة ليست مهمة، والمهمة ليست عاجلة أبدًا". ألهمت هذه المقولة ستيفن كوفي، مؤلف كتاب "العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية"، لتطوير مصفوفة أيزنهاور كوسيلة لمساعدة الناس على تحديد أولويات مهامهم وتحقيق أهدافهم.

تتكون مصفوفة أيزنهاور من شبكة مكونة من أربعة أرباع، حيث يمثل كل ربع مزيجًا مختلفًا من الإلحاح والأهمية. وفيما يلي شكل مصفوفة أيزنهاور:

عاجل ومهم	ليس عاجلا ولكن مهم
افعل أولا	جدول
عاجل ولكن ليس مهما	ليس عاجلا وليس مهما
مندوب	اِسْتَبْعَد

دعونا نلقي نظرة فاحصة على كل ربع وما يعنيه لإدارة المهام الخاصة بك.

عاجل ومهم

هذه هي المهام التي تتطلب اهتمامك الفوري ولها تأثير كبير على أهدافك. هذه هي المهام التي يجب عليك القيام بها أولاً، لأنها ضرورية لنجاحك ورفاهتك. ومن أمثلة المهام العاجلة والمهمة:

• الالتزام بالموعد النهائي للمشروع أو المهمة
• التعامل مع حالة طبية طارئة أو أزمة
• دفع الفواتير أو الضرائب في الوقت المحدد
• التحضير لعرض أو امتحان مهم

ليس عاجلا ولكن مهم

هذه هي المهام التي لا ترتبط بالوقت، ولكنها ذات قيمة طويلة الأجل لأهدافك. هذه هي المهام التي يجب عليك جدولتها لوقت لاحق، لأنها ضرورية لنموك وتطورك. أمثلة على المهام غير العاجلة ولكنها مهمة:

• التخطيط لأهدافك المهنية أو الشخصية
• تعلم مهارة جديدة أو أخذ دورة تدريبية
• ممارسة الرياضة أو التأمل
• قضاء وقت ممتع مع عائلتك أو أصدقائك

عاجل ولكن ليس مهما

هذه هي المهام التي تتطلب انتباهك، ولكنها لا تؤثر على أهدافك إلا قليلاً أو لا تؤثر عليها على الإطلاق. هذه هي المهام التي يجب أن تفوضها لشخص آخر، لأنها لا تستحق وقتك وطاقتك. ومن أمثلة المهام العاجلة ولكن غير المهمة:

• الرد على المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني
• حضور اجتماعات أو فعاليات غير ذات صلة بأهدافك
• التعامل مع القضايا أو الشكاوى البسيطة
• أداء الأعمال المنزلية أو المهمات

ليس عاجلا وليس مهما

هذه هي المهام التي لا ترتبط بالوقت ولا تهم أهدافك. هذه هي المهام التي يجب عليك التخلص منها من جدولك، لأنها مجرد عوامل تشتيت ومضيعة للوقت. ومن أمثلة المهام غير العاجلة وغير المهمة:

• تصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو مشاهدة التلفاز
• لعب ألعاب الفيديو أو التسوق عبر الإنترنت
• قراءة مجلات القيل والقال أو الأخبار
• المشاركة في نقاشات أو مناقشات لا معنى لها

كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور

إن استخدام مصفوفة أيزنهاور بسيط ومباشر. كل ما تحتاجه هو قلم وورقة، أو أداة رقمية مثل Microsoft To Do، لإنشاء مصفوفة خاصة بك. وفيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها:

1. قم بإعداد قائمة بجميع المهام التي يتعين عليك القيام بها في اليوم أو الأسبوع أو الشهر. كن محددًا وواقعيًا قدر الإمكان، واذكر المهام الشخصية والمهنية.
2. لكل مهمة، اسأل نفسك سؤالين: ما مدى إلحاح هذه المهمة؟ ما مدى أهمية هذه المهمة؟ بناءً على إجاباتك، قم بتعيين كل مهمة في أحد الأرباع الأربعة للمصفوفة.
3. راجع جدولك وقرر ما يجب عليك فعله مع كل مهمة. بالنسبة للمهام الموجودة في الربع العاجل والهام، قم بتنفيذها أولاً وفي أسرع وقت ممكن. بالنسبة للمهام الموجودة في الربع غير العاجل ولكن المهم، قم بجدولتها لوقت لاحق وحدد موعدًا نهائيًا لها. بالنسبة للمهام الموجودة في الربع العاجل ولكن غير المهم، قم بتفويضها لشخص آخر يمكنه التعامل معها. بالنسبة للمهام الموجودة في الربع غير العاجل وغير المهم، قم بإزالتها من جدولك وتجنب القيام بها.
4. كرر هذه العملية بانتظام وقم بتحديث مصفوفتك مع تغير مهامك وأولوياتك. يمكنك أيضًا إنشاء مصفوفات منفصلة لمجالات مختلفة من حياتك، مثل العمل أو المدرسة أو الأسرة أو الهوايات.

فوائد استخدام مصفوفة أيزنهاور

يمكن أن يؤدي استخدام مصفوفة أيزنهاور إلى العديد من الفوائد فيما يتعلق بإنتاجيتك وكفاءتك. وفيما يلي بعض المزايا الرئيسية لاستخدام هذه الأداة:

• يساعدك على التركيز على مهامك الأكثر أهمية وإلحاحًا، وتجنب إضاعة الوقت في مهام تافهة وغير ذات صلة.
• فهو يساعدك تقليل التوتر والقلق، حيث أن لديك خطة عمل واضحة وإحساس بالسيطرة على مهامك.
• يساعدك على تحقيق أهدافك بشكل أسرع وأسهل، حيث تقوم بإعطاء الأولوية للمهام التي لها أكبر تأثير على النتائج المرجوة.
• يساعدك على تحسين مهارات اتخاذ القرار وحل المشكلات، حيث تتعلم كيفية تقييم مهامك وترتيب أولوياتها بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها.
• يساعدك على تحقيق التوازن بين حياتك الشخصية والمهنية، حيث تخصص الوقت والطاقة للمهام الأكثر أهمية بالنسبة لك.

نصائح وأفضل الممارسات لاستخدام مصفوفة أيزنهاور

للحصول على أقصى استفادة من مصفوفة أيزنهاور، عليك استخدامها بشكل صحيح ومتسق. وفيما يلي بعض النصائح وأفضل الممارسات لمساعدتك على استخدام هذه الأداة بشكل فعال:

• كن صادقًا وواقعيًا مع نفسك عند تقييم مدى إلحاح وأهمية مهامك. لا تبالغ أو تقلل من قيمة أو الموعد النهائي لمهامك، لأن هذا قد يؤدي إلى سوء تحديد الأولويات والتسويف.
• قم بمراجعة وتعديل مصفوفتك بانتظام، حيث أن مهامك وأولوياتك قد تتغير بمرور الوقت. لا تلتزم بمصفوفة جامدة أو قديمة، لأن هذا قد يمنعك من التكيف مع المواقف والفرص الجديدة.
• استخدم أداة رقمية مثل Microsoft To Do لإنشاء وإدارة مصفوفتك. يمكن أن يساعدك هذا في توفير الوقت والمساحة، فضلاً عن الوصول إلى مصفوفتك من أي مكان وفي أي وقت. يمكنك أيضًا مزامنة مصفوفتك مع التقويم والتذكيرات والإشعارات، لتتبع مهامك والمواعيد النهائية.
• لا تحاول القيام بكل شيء بنفسك. تعلم كيفية تفويض المهام التي لا تهمك، ولكنها قد تكون مهمة لشخص آخر. يمكن أن يساعدك هذا في توفير وقتك وطاقتك لأداء المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا، فضلاً عن الاستفادة من مهارات وخبرات الآخرين.
• لا تهمل مهامك غير العاجلة ولكنها مهمة. هذه هي المهام التي يمكن أن تساعدك على تحقيق أهدافك طويلة المدى وتحسين جودة حياتك. حدد وقتًا لهذه المهام والتزم بأدائها، حيث يمكن أن يكون لها تأثير كبير على نجاحك وسعادتك في المستقبل.

خاتمة

مصفوفة أيزنهاور هي أداة قوية وعملية يمكنها مساعدتك في تحديد أولويات مهامك حسب الأهمية والإلحاح، وتعزيز إنتاجيتك وكفاءتك. باستخدام هذه الأداة، يمكنك التركيز على مهامك الأكثر أهمية وإلحاحًا، وتجنب التشتيت والتسويف، وتحقيق أهدافك بشكل أسرع وأسهل.

لاستخدام مصفوفة أيزنهاور، عليك عمل قائمة بكل مهامك، وتعيينها لأحد الأرباع الأربعة للمصفوفة، وتحديد ما يجب عليك فعله بكل مهمة. كما تحتاج أيضًا إلى مراجعة وتحديث المصفوفة بانتظام، واتباع بعض النصائح وأفضل الممارسات لاستخدام هذه الأداة بشكل فعال.

إذا كنت تريد معرفة المزيد عن مصفوفة أيزنهاور وكيفية استخدامها، يمكنك الاطلاع على بعض الأسئلة الشائعة أدناه، أو زيارة بعض الموارد التي قمنا بإدراجها لك.

الأسئلة الشائعة

وهنا بعض من الأسئلة الشائعة التي يطرحها الناس معلومات عن مصفوفة أيزنهاور وكيفية استخدامها.

س: من اخترع مصفوفة ايزنهاور؟

أ: ال مصفوفة ايزنهاور، والمعروفة أيضًا باسم مصفوفة قرار أيزنهاور، تم اشتقاقها من اقتباس منسوب إلى الزعيم الأمريكي السابق دوايت د. أيزنهاور. عام دوايت ديفيد ايزنهاور (1890-1969) كان الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة. كما لعب دورًا حاسمًا بصفته القائد الأعلى للقوات المتحالفة خلال الحرب العالمية الثانية وأشرف على غزو نورماندي في يوم النصر.

بعد الحرب، أصبح أول قائد أعلى لحلف شمال الأطلسي وساهم في إعادة إعمار ألمانيا بعد الحرب. في عام 1953، أصبح أيزنهاور أول جمهوري منذ أكثر من ثلاثة عقود يفوز بالبيت الأبيض عندما خلف هاري ترومان كرئيس. طوال حياته، سواء كجندي أمريكي أو كزعيم منتخب، كان على أيزنهاور اتخاذ العديد من القرارات تحت ضغط شديد.

ال مصفوفة ايزنهاور يستخدم شبكة 2×2 لتصنيف المهام على أساس خاصيتين رئيسيتين:

1. المهام الهامة ولكن غير العاجلة:هذه المهام بالغة الأهمية لنجاح المهمة بشكل عام ولكنها لا تتطلب اهتمامًا فوريًا. ولا يمكن تفويضها إلى وكلاء خارجيين ويجب أن ينجزها أصحاب المصلحة الرئيسيون في المنظمة. ومع ذلك، يجب جدولتها إما لتاريخ مستقبلي عندما تصبح عاجلة أو وقت لا تبقى فيه أي مهام مهمة وعاجلة أخرى.
2. المهام الهامة والعاجلة:هذه المهام ضرورية لنجاح المهمة بشكل عام وتتطلب اتخاذ إجراءات فورية. ويجب إعطاؤها الأولوية على أنواع أخرى من المهام ووضعها في أعلى قائمة مهام المنظمة. ومثلها كمثل الفئة السابقة، لا يمكن تفويضها ويجب إنجازها في أقرب وقت ممكن.
3. المهام غير المهمة وغير العاجلة:هذه المهام ليست حرجة ولا مرتبطة بالوقت. ويمكن تأجيلها أو إلغاؤها تمامًا.

س: ما هو الفرق بين العاجل والمهم؟

ج: المهام العاجلة هي تلك التي تتطلب اهتمامك الفوري ولها تأثير قصير المدى على أهدافك. المهام المهمة هي تلك التي لها تأثير طويل المدى على أهدافك. في بعض الأحيان، قد تتداخل المهام العاجلة والمهمة، مثل الوفاء بموعد نهائي لمشروع مهم أيضًا لمسيرتك المهنية. ومع ذلك، ليست كل المهام العاجلة مهمة، وليست كل المهام المهمة عاجلة. على سبيل المثال، قد يكون الرد على مكالمة هاتفية من صديق عاجلاً، لكنه ليس مهمًا لأهدافك. من ناحية أخرى، قد يكون تعلم مهارة جديدة مهمًا لأهدافك، لكنه ليس عاجلاً.

س: كيف يمكنني أن أقرر ما إذا كانت المهمة عاجلة أو مهمة؟

ج: لا توجد إجابة قاطعة لهذا السؤال، حيث قد تختلف مستويات الإلحاح والأهمية باختلاف الأشخاص. ومع ذلك، فإن المبدأ العام هو أن تطرح على نفسك الأسئلة التالية:

• هل لهذه المهمة موعد نهائي أو نتيجة إذا لم أقم بها الآن؟
• هل تتوافق هذه المهمة مع أهدافي وقيمي الشخصية أو المهنية؟
• هل تساهم هذه المهمة في نجاحي وسعادتي على المدى الطويل؟
• هل تتطلب هذه المهمة اهتمامي أو مهاراتي، أم يمكن لشخص آخر القيام بها بشكل أفضل أو أسرع؟

بناءً على إجاباتك، يمكنك تعيين كل مهمة إلى أحد الأرباع الأربعة للمصفوفة. على سبيل المثال، إذا كانت المهمة لها موعد نهائي ونتيجة، وكانت متوافقة مع أهدافك وقيمك، وتساهم في نجاحك وسعادتك على المدى الطويل، وتتطلب انتباهك أو مهاراتك، فمن المحتمل أن تكون مهمة عاجلة ومهمة. من ناحية أخرى، إذا لم يكن للمهمة موعد نهائي أو نتيجة، وكانت لا تتوافق مع أهدافك وقيمك، ولا تساهم في نجاحك وسعادتك على المدى الطويل، ولا تتطلب انتباهك أو مهاراتك، فمن المحتمل أن تكون مهمة غير عاجلة وغير مهمة.

س: كيف يمكنني تفويض المهام أو التخلص منها بشكل فعال؟

ج: قد يكون تفويض المهام أو التخلص منها أمرًا صعبًا، خاصة إذا كنت معتادًا على القيام بكل شيء بنفسك أو إذا كان من الصعب عليك رفض طلبات الآخرين. ومع ذلك، فإن تفويض المهام أو التخلص منها قد يساعدك في توفير الوقت والطاقة، فضلاً عن تحسين أدائك وإنتاجيتك.

فيما يلي بعض النصائح التي قد تساعدك على تفويض المهام أو التخلص منها بشكل فعال:

• حدد المهام العاجلة ولكنها ليست مهمة، أو المهام غير العاجلة وغير المهمة، وقرر ما هي المهام التي يمكنك تفويضها أو التخلص منها.
• اختر الشخص أو المنصة المناسبة لتفويض المهمة إليه، بناءً على مهاراته وتوافره واهتماماته. على سبيل المثال، يمكنك تفويض مهمة إلى زميل أو صديق أو أحد أفراد الأسرة أو عامل مستقل، اعتمادًا على طبيعة المهمة وتعقيدها.
• تواصل بوضوح واحترام مع الشخص أو المنصة التي تفوض إليها المهمة، وقدم له المعلومات والتعليمات والملاحظات اللازمة. على سبيل المثال، يمكنك شرح الغرض ونطاق والموعد النهائي للمهمة، بالإضافة إلى النتيجة المتوقعة ومعايير الجودة.
• ثق في الشخص أو المنصة التي تفوض إليها المهمة ومنحها الصلاحيات اللازمة، وتجنب التدخل في عملهم أو إدارتهم بشكل تفصيلي. على سبيل المثال، يمكنك منحهم الاستقلالية والمرونة لإكمال المهمة بطريقتهم الخاصة، طالما أنهم يستوفون المتطلبات والتوقعات.
• قدِّر الشخص أو المنصة التي تفوضها بالمهمة واعترف بها، واشكره على مساهمته وجهوده. على سبيل المثال، يمكنك التعبير عن امتنانك وتقديرك، وتزويده بتعليقات إيجابية وبناءة.

للتخلص من المهام، عليك أن تكون حازمًا وواثقًا من نفسك، وأن تتعلم كيف تقول لا للمهام التي لا تهمك أو لا تناسبك. كما يجب أن تكون على دراية بالعواقب المحتملة المترتبة على التخلص من المهام، وأن تكون مستعدًا للتعامل معها.

على سبيل المثال، يمكنك:

• اشرح السبب وراء إلغاء المهمة، وكيف سيعود ذلك بالنفع عليك وعلى أهدافك.
• قدم بديلاً أو حلاً وسطًا، إذا كان ذلك ممكنًا، للشخص أو المنصة التي كلفتك بالمهمة، أو التي قد تتأثر بقرارك.
• اعتذر وأبدِ تعاطفك، إذا لزم الأمر، مع الشخص أو المنصة التي كلفتك بالمهمة، أو التي قد تشعر بخيبة الأمل أو الانزعاج من قرارك.
• ركز على النتائج الإيجابية التي ستعود عليك من إلغاء المهمة، وكيف أنها ستوفر لك الوقت والطاقة لأداء المهام الأكثر أهمية وإلحاحاً.

**** مصادر لتنزيل والاستماع إلى الكتب المجانية حول: مصفوفة أيزنهاور – بحث | مكتبة مفتوحة

موارد

إذا كنت تريد معرفة المزيد عن مصفوفة أيزنهاور وكيفية استخدامها، يمكنك الاطلاع على بعض الموارد التالية:

• مصفوفة أيزنهاور: كيفية اتخاذ القرارات بشأن ما هو عاجل ومهم – أ دليل شامل حول مصفوفة أيزنهاور، مع الأمثلة والنصائح والأدوات.
• كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور لتحديد أولويات مهامك – مقالة عملية حول كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور، مع مقطع فيديو ونموذج.
• مصفوفة أيزنهاور: إتقان الإنتاجية والقضاء على الضوضاء – مقالة موجزة وواضحة عن مصفوفة أيزنهاور، مع رسم بياني وملخص.
• كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور لزيادة إنتاجيتك – مقالة مفيدة حول كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور، مع اختبار وورقة عمل.

آمل أن تكون قد استمتعت بقراءة هذا المقال وتعلمت شيئًا جديدًا. إذا كانت لديك أي أسئلة أو تعليقات، فلا تتردد في ترك تعليق أدناه. شكرًا لك على وقتك واهتمامك. أتمنى لك يومًا رائعًا! 😊